Student Service Unit
Problems happen everyday. Even we don't expect it to come. But what matter is the way we overcome the problems.
Masalah datang tanpa diduga. Termasuk hari ini setelah hari pertama bertemu dengan supervisor. Maksud hati ingin membuat student ID. Sebenarnya simple saja keinginan ini, membuat kartu mahasiswa, itu saja. Dan ternyata dari keinginan yang sederhana ini muncul masalah yang menunggu waktu untuk muncul kepermukaan :)
Student ID tidak bisa diproses karena status didatabase QUT mengatakan saya belum memberikan acceptance offer yang diberikan QUT. Padahal dua bulan sebelumnya saya sudah mengirimkan acceptance offer yang sudah saya tanda tangani, bahkan saya sudah memegang certificate of enrollment yang diterbitkan oleh Australian Government. Sampai disini baik saya maupun pihak QUT sama-sama bingung. Usut punya usut ternyata masalah ini berawal karena saya tidak bisa memulai studi sesuai LoA sebelumnya yaitu 2 September maka QUT menerbitkan LoA yang terbaru tertanggal 14 Oktober. Dan saya tidak menduga bahwa seharusnya saya menandatangai acceptance offer yang menyertai LoA yang baru ini.
Namun masalah tidak berhenti hanya dengan tanda tangan Acceptance Offer (AO), karena AO ini harus dilengkapi dengan surat keterangan financial support dari Dikti sesuai dengan tanggal LoA itu dibuat. Nah berurusan dengan Dikti ini baru masalah besar. Saya langsung bilang kalau minta surat dari Dikti ini tidak bisa cepat, it takes months!
Alhasil, setelah dibantu officer dibagian Student Services dan berbicara dengan beberapa pihak akhirnya mereka menghubungi saya pas jam 5 sore saat saya sudah diluar kampus menunggu bis yang akan mengantar saya pulang. Disampaikan bahwa saya tetap bisa enrolled dan memroses student ID agar saya bisa segera memulai studi. Namun surat dari Dikti tetap diperlukan dan bisa menyusul. Alhamdulillah.
Saya sadar bahwa tidak ada sesuatu yang berjalan dengan sempurna. Hambatan bisa terjadi dimana saja kapan saja. Dan seharian tadi saya terus mengatakan kepada diri sendiri bahwa setiap masalah pasti ada solusinya. Masalah itu timbul selalu disertai dengan jalan keluar. Well, kata hati ini sekaligus teknik untuk menenangkan diri :)
Dalam menghadapi masalah kita selalu mempunyai dua pilihan, hanya dua, yaitu panik atau tenang. Saya memilih tenang. Lalu saya katakan "saya sekarang di Australia, dan saya sudah melampaui banyak masalah untuk bisa sampai ke negara ini, maka saya tidak akan panik oleh masalah apapun, termasuk masalah enrollment ini"
Yang kedua yang saya pelajari dari kejadian ini adalah kesigapan setiap staf dikampus ini dalam membantu mahasiswanya. Mereka tidak kehilangan kesabaran dan membantu dengan cepat, baik dalam menganalisa masalah, mengambil keputusan, dan melakukan yang perlu dilakukan agar masalah segera terpecahkan. Tanpa menunda waktu! Mengapa harus menunggu besok apabila bisa dikerjakan sekarang? Bahkan Llyod, salah satu staf memberikan solusi yang terbaik disisi saya. Dia memahami posisi saya sebagai sponsored student, jadi dia menyarankan pilihan solusi yang menguntungkan bagi saya. Bahkan saat tim-nya sudah mengambil keputusan tentang masalah saya, ia langsung menelpon saya meski waktu sudah melewati jam kerjanya.
Student Service, itu nama unit tempat mereka bekerja. Dan mereka benar-benar bekerja sesuai dengan nama unit dimana mereka bekerja, to serve the students, bekerja untuk mahasiswa mereka.
Pengalaman mendapatkan masalah dihari ini tidak membuat saya menyesal. Sebaliknya, memberikan saya kesan bagaimana seharusnya bekerja disektor publik.
Masalah datang tanpa diduga. Termasuk hari ini setelah hari pertama bertemu dengan supervisor. Maksud hati ingin membuat student ID. Sebenarnya simple saja keinginan ini, membuat kartu mahasiswa, itu saja. Dan ternyata dari keinginan yang sederhana ini muncul masalah yang menunggu waktu untuk muncul kepermukaan :)
Student ID tidak bisa diproses karena status didatabase QUT mengatakan saya belum memberikan acceptance offer yang diberikan QUT. Padahal dua bulan sebelumnya saya sudah mengirimkan acceptance offer yang sudah saya tanda tangani, bahkan saya sudah memegang certificate of enrollment yang diterbitkan oleh Australian Government. Sampai disini baik saya maupun pihak QUT sama-sama bingung. Usut punya usut ternyata masalah ini berawal karena saya tidak bisa memulai studi sesuai LoA sebelumnya yaitu 2 September maka QUT menerbitkan LoA yang terbaru tertanggal 14 Oktober. Dan saya tidak menduga bahwa seharusnya saya menandatangai acceptance offer yang menyertai LoA yang baru ini.
Namun masalah tidak berhenti hanya dengan tanda tangan Acceptance Offer (AO), karena AO ini harus dilengkapi dengan surat keterangan financial support dari Dikti sesuai dengan tanggal LoA itu dibuat. Nah berurusan dengan Dikti ini baru masalah besar. Saya langsung bilang kalau minta surat dari Dikti ini tidak bisa cepat, it takes months!
Alhasil, setelah dibantu officer dibagian Student Services dan berbicara dengan beberapa pihak akhirnya mereka menghubungi saya pas jam 5 sore saat saya sudah diluar kampus menunggu bis yang akan mengantar saya pulang. Disampaikan bahwa saya tetap bisa enrolled dan memroses student ID agar saya bisa segera memulai studi. Namun surat dari Dikti tetap diperlukan dan bisa menyusul. Alhamdulillah.
Saya sadar bahwa tidak ada sesuatu yang berjalan dengan sempurna. Hambatan bisa terjadi dimana saja kapan saja. Dan seharian tadi saya terus mengatakan kepada diri sendiri bahwa setiap masalah pasti ada solusinya. Masalah itu timbul selalu disertai dengan jalan keluar. Well, kata hati ini sekaligus teknik untuk menenangkan diri :)
Dalam menghadapi masalah kita selalu mempunyai dua pilihan, hanya dua, yaitu panik atau tenang. Saya memilih tenang. Lalu saya katakan "saya sekarang di Australia, dan saya sudah melampaui banyak masalah untuk bisa sampai ke negara ini, maka saya tidak akan panik oleh masalah apapun, termasuk masalah enrollment ini"
Yang kedua yang saya pelajari dari kejadian ini adalah kesigapan setiap staf dikampus ini dalam membantu mahasiswanya. Mereka tidak kehilangan kesabaran dan membantu dengan cepat, baik dalam menganalisa masalah, mengambil keputusan, dan melakukan yang perlu dilakukan agar masalah segera terpecahkan. Tanpa menunda waktu! Mengapa harus menunggu besok apabila bisa dikerjakan sekarang? Bahkan Llyod, salah satu staf memberikan solusi yang terbaik disisi saya. Dia memahami posisi saya sebagai sponsored student, jadi dia menyarankan pilihan solusi yang menguntungkan bagi saya. Bahkan saat tim-nya sudah mengambil keputusan tentang masalah saya, ia langsung menelpon saya meski waktu sudah melewati jam kerjanya.
Student Service, itu nama unit tempat mereka bekerja. Dan mereka benar-benar bekerja sesuai dengan nama unit dimana mereka bekerja, to serve the students, bekerja untuk mahasiswa mereka.
Pengalaman mendapatkan masalah dihari ini tidak membuat saya menyesal. Sebaliknya, memberikan saya kesan bagaimana seharusnya bekerja disektor publik.
Comments