Database untuk perpustakaan: Senayan 12

Tidak disangkal lagi perpustakaan memiliki banyak koleksi entah itu buku, film, CD, kaset, ataupun jenis koleksi lain. Semua sumber informasi tersebut perlu untuk di manage keberadaannya atau penyimpanannya sehingga mudah untuk ditemukan kembali kala diperlukan. Informasi tentang semua koleksi tersebut perlu untuk diolah sedemikian rupa dengan menggunakaan sebuah sistem yang cukup handal dan mampu untuk menyimpan semua data koleksi yang umumnya meliputi judul buku, nomer panggil, nama pengarang dsb.

Harapan kita di tahun ini IALF Surabaya memiliki sistem baru pengolahan koleksi yang juga menyediakan fasilitas pencarian buku secara online. Database yang kami pilih adalah Senayan versi 12, atau disingkat Senayan 12. Sebuah library management system yang dikembangkan oleh Pusat Informasi dan Humas Depdiknas. Asli buatan anak negeri :)

Karena sebelumnya kami telah menggunakan piranti lunak lain, maka yang kami lakukan adalah melakukan proses import dan eksport data. Proses ini tidak mudah karena sistem database yang digunakan dua database ini berbeda. Namun dokumentasi dan penyediaan petunjuk trouble shooting yang disediakan kawan-kawan Depdiknas dan bantuan rekan IT dikantor sangat membantu proses transfer data hingga selesai.

Kini yang perlu dilakukan perpustakaan adalah melakukan editing records. Misalnya lokasi koleksi (karena kami menempatkan koleksi di dua lokasi yang berbeda: Perpustakaan dan Ruang Guru), bahasa, serta nomor panggil (Call Number).

Sampai dengan minggu kedua Januari ini kami baru mengupdate buku yang bersubyek Vocabulary dan mentransfer data siswa dan staf. Masih ada sekian ribu records dari berbagai subyek yang perlu untuk diedit. Pelan tapi pasti, itu yang sedang kami lakukan :)